多任务神话:如何更有效率
在过去一年里，多任务处理已经成为一个常见的讨论话题，因为在世界抗击冠状病毒大流行的过程中，工人们转向了在家工作的安排。
但它到底有多有效？它真的能帮助我们提高生产力吗？
戴夫·克伦肖说不是。
戴夫是这本书的作者多任务处理的神话：“一心一意”是如何一事无成的，在书中，他为多任务处理可能造成的混乱提供了一个解决方案。
他加入了我们的“开始你的工作”这一集，来分析当我们同时处理多项任务时实际会发生什么，并提供改变游戏规则的时间管理技巧，让我们在家工作时更有效率。
发现自己总是被无休止的任务清单分心和压力所困扰?这一集绝对不能错过。
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喜欢总结吗？以下是我们与Dave对话的七点版本。
- 如果你尝试同时做多个事情，你实际上只是快速地来回切换，而不是同时做两件事。
- 每一次你转移注意力，事情最终会花更长的时间去做，你会犯更多的错误，你的压力水平会增加，你在和你正在处理的人沟通，他们并不重要。
- 你应该问“这能等多久？”而不是“我能在下周完成吗？”
- 作为一名企业家，你应该让你一天中大约30%到40%的时间被打断。
- 在你最不可能被打扰的时间段安排最多的时间去做最有价值的事情。
- 平均而言，员工每六分钟检查一次电子邮件和消息。
- 待办事项清单是指缺乏控制。把它换成日历。
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不要等着别人去做。雇佣你自己，开始发号施令。
开始免费当你转移注意力时会发生什么
Aleisha:戴夫·克伦肖，非常感谢你参加我们的节目开始你的. 你是一位生产力专家。我有很多东西要向你学习。我知道很多人可能都在为做什么、多任务处理以及如何完成任务而挣扎。你是回答所有问题的人。所以，谢谢你加入我们。
戴夫:哦，很高兴来到这里，阿莱莎。
Aleisha:戴夫，这真是个棘手的问题- t他的说法太保守了- - - - - -去年。我们现在进入了新的一年，许多人发现自己在家工作。远程工作生活已经成为常态，这很奇怪，但对一些人来说太棒了。
跟我说说你对远程工作、多任务处理和生产力的看法在过去一年里是如何发展的。
戴夫:当然首先，我是一个在家工作20多年了，所以这对我来说并不陌生。我一直在帮助人们，尤其是创业者，帮助那些使用你的产品，获得成功并专注的人。
在此之前最大的挑战和我们现在面临的挑战是一样的。它只是被放大了，这是注意力的转换。
在我的书中,多任务处理的神话大多数人认为的多任务处理实际上是不存在的。如果你试图同时做多件事，比如一边听播客一边发邮件，其实你并不是同时做两件事。你只是快速地来回切换。
所以，现在，是的，你让人们在家工作，你的注意力转移的机会放大了。现在，有孩子在寻求关注，有狗想让我们带它出去玩。我们有所有这些不同的输入。
所以我的观点是，我们必须制定一个策略，我们必须在一天中创造有用的界限，让我们在最集中的时间里做最有价值的工作。
Aleisha:我很高兴你提到了所有让我分心的事情，因为我知道我正在休息室录音。我们确实有一个水管工，我们的厕所昨天被堵住了，我们有一个水管工，一个可爱的水管工，他正在隔壁房间做一些工作。孩子们都在这里，每个人都在到处乱跑，我真的很享受这一切。
但是，我想，我的注意力跨度也减少了，我很快就会跳起来说，“我会帮你做的，我会做的。”尽管我是一个努力工作的人，但我的雇主，如果他们在倾听的话，确实觉得我很难像过去在办公室环境中那样保持专注。
然而，作为警告，我想说，我知道在办公室的环境中，我起床和社交活动比在家里多，特别是当没有人在这里，活动没有发生的时候。所以，在某种程度上，有一天我在想，办公室里还有其他的让人分心的东西和家里的不一样，但我们最终总是在工作场所被分心。
戴夫:正确的。大部分是我们自己做的。
Aleisha:是的。
戴夫:突然出现在我们脑海中的想法会分散我们的注意力。任何事情，通知，电子邮件，短信，有很多不同的方式让我们分心。所以我们不得不说，当这种情况发生时，我们要付出代价。
我说过当你转换的时候，需要付出转换成本，当你的注意力转换时，会发生四件事。有三个主要影响，第四个取决于是否有人参与。
第一个，事情需要更长的时间。所以，无论你什么时候从它切换到其他东西，然后再切换回来，你都会极大地增加完成一件事情所需的时间。
第二,你会犯更多的错误。事实上，美国密歇根州立大学做过一项研究，发现它只需要2.8秒中断要使你犯的错误数量加倍，就要使你犯错误的可能性加倍。
Aleisha:哦,我的天啊。这太疯狂了。
戴夫:是的，第三，你的压力增加了。所以，你会想试着把注意力集中在某件事上是什么感觉，然后有一个额外的输入进来。一个孩子请求关注，另一个人发短信，你就能从内心感受到压力。
第四，如果有个人参与，如果你把任务交给他们，如果你不给他们百分之百的注意力，你就是在告诉他们，他们并不重要。你在和他们交流，他们比你在手机上做的事情更重要。
Aleisha:这是常见的……我想说的是，在工作之外，甚至在恋爱中，我知道如果我的伴侣在发短信，而我在聊天，然后他发短信的时候不抬头，我就会有点生气。我们讨论过这件事，他说:“我只是专注于回这条信息，然后我要和你聊天，然后我可以给你我的注意力。”
我需要作为一个人，一个人类，明白我们不需要一直同时处理多项任务。但我的期望是，“嘿，你不要再发短信了，专心听我说，”我觉得这很不公平。
但这似乎也是我们作为一个社会所处的位置，我们被告知，“你应该能够一次做所有这些事情，”这没关系。如果你做不到，你就失败了。
戴夫:正确的。但事实并非如此。部分问题在于，我们已经形成了一种以忙碌为荣的文化，似乎忙碌是荣誉的象征，但事实并非如此。这是投降的白旗。这说明你没有效率。
我必须克服的一个障碍，也是我在书中要解决的一个问题，多任务处理的神话，就是帮助人们认识到活动不是目的。
目标是要达到一个结果。
如果你能在几分钟内达到这个效果，那就太好了。我们不需要不断地慢跑，跑步和四处走动来达到我们想要的结果，在我们的事业中，在我们的生活中，在我们的事业中。
“何时”文化
Aleisha:你认为……实际上，在我开始之前我想分享一下。当我知道我要和你聊天时，我截下了一条推特，是肯兹·哈德利(Kenz Hadley)写的，她说:“昨天我完成了一件已经推迟了五个月的家务。这只花了我20分钟，我不会从中学到任何东西。”这张照片获得了80万个赞，我真的笑了，因为我在想，“这就是问题所在。”
我真的很想和你谈谈你的建议，关于我们如何真正做到这一点，但我知道我创建了列表，我设置了谷歌日历提醒，事情总是在我眼前出现。然而，当他们这样做的时候，我感觉到了你刚才提到的那种厄运、沮丧和恐慌的感觉，以及说“哦，天哪，我必须做这件事”的压力
然后我经常会说，“好吧，我会把日历通知移到下周二，然后我肯定会做这个任务。”但移动之后，我感觉这个负担和压力在“好吧，下周二，肯定会做那个任务。”我不做，我是一个实干家，但这是一个负担。这是一个巨大的负担。
那么，我们该如何重新安排自己的生活，让自己不再感到这种负担呢?这是一个大问题，我知道我们不可能在25分钟内解决它，但至少我们可以开始……
戴夫:没有，但我想我可以给出一些起点。我想我能做点有用的事。
Aleisha:好,很好。
戴夫:部分原因是你必须从“现在”的文化转向“何时”的文化。“现在”的文化延续了这种感觉:如果我必须做某件事，我就必须现在就做，否则它就不会完成。
或者如果我有问题要问别人，我需要他们现在就回答。如果他们现在不回，我就给他们发短信，如果他们不回短信，我就打电话给他们，就这样……
当你生活在“当下”的文化中，你就会不断地转换任务，因为现在你只是在用这些待办事项给自己和他人撒上一堆。
我发现一般人的工作时间范围，大概是两周。换句话说，他们认为，如果我不能在接下来的两周内完成这件事，我就不能完成它。这是一段令人难以置信的压缩时间，用来完成生命中重要的事情。
Aleisha:巨大的,是的。
戴夫:是的。所以，我实际上是一个策略性拖延的粉丝，我宣扬它，我相信它。这就是说，如果有重要的事情，就应该去做……最重要的事情现在就应该做。下一件最重要的事情应该在一天或两天之后完成。
如果有什么不重要的事，我们应该尽可能地推迟。一年，两年，只要合理就行。
你想问的问题是"这还能等多久"不要问:“我能在下周完成这件事吗?”
当你开始这样做的时候，你就不再感到有压力去持续工作，你就开始为你的每一天、每一周留出空间，所以当中断发生的时候，比如……我就不细说了，但最近发生了一件意外的重大紧急事件。因为我的日程表中有缓冲时间，我们有足够的空间来处理这些事情，而不会感到巨大的压力。
但是如果你把你的日子安排得背靠背，每一次约会都尽可能的紧凑，一旦发生了意想不到的事情，你的世界就会分崩离析。
Aleisha:是的。你认为……这是一个很好的观点。因为我有权限…这是在我们的组织中，我可以查看其他人的日历来预约会议，有时当我查看其他人的日历时，它们看起来非常丰富多彩，非常漂亮，我有点惊慌，因为我想，“哦，我的天哪，我的日历不像那样。”不是说我不工作，只是我的大脑不是这样工作的。
有时这让我觉得非常……好吧,只是不擅长我的工作当我在看,但很高兴听到你这样说,也许我们不需要安排15分钟的时间,也许不是安排两个小时的一个缓冲区像你说的,还是觉得你做的很好。
更明智地安排你的时间
戴夫:是的，这取决于你的位置。这取决于你扮演的角色。有些角色很容易被打断。例如，如果我在一个客户服务或者说，我所处的行业需要我们立即做出回应。比如，我咨询过汽车维修公司，他们必须这么做。
所以我要告诉那些高度受干扰驱动的人，你可能不应该安排超过一天30%到40%的时间。
在工作中，这可能更常见，我想说，可能要留出一天中30%到40%的空闲时间，给干扰留出呼吸空间。但美妙的是，当它们没有发生时，因为有时它们不会发生，感觉就像你有额外的时间。因为你在一个压力较小的地方工作，你的效率会高得多。
通常情况下，参加过我的培训项目的客户每个月可以获得大约一周的额外工作时间。
Aleisha:哇，真令人印象深刻。
戴夫:这听起来有点夸张，但却是事实。
Aleisha:你怎么看待这些人。。。我有一个朋友非常聪明，非常擅长他的工作，但是他说，“你知道吗，如果我在每个人都来之前一大早就进入办公室，”这是一种新冠病毒爆发前的时期，但我们最近刚刚谈论这个，他说，“我可以进入办公室，做两个小时的专注工作，我可以把它搞定，然后当人们走进办公室时，我开始一天的谈话和开会。”
但他一天中最重要的部分是在头两个小时内完成的。我们聊到在家工作和工作效率，我对他说:“是的，我也有同样的感觉。我知道如果我接受采访，做节目笔记和录音，我就真的能把事情做好。”然后你就有时间去思考，去计划，去创造。
我们如何才能达到这样一种境界，工作八小时已经成为一种常态，人们认为我们应该集中精力，高效地工作八小时，因为我认为这在人类是不可能的。我认为没有人能做到这一点。但这似乎是每个人都说我们应该做的，这很奇怪。
戴夫:不。你朋友的故事真的很有趣，因为我也遇到过这样的情况，人们会说，“我最有效率的时间是在度假的时候，”或者，“周末。”这是没有必要的。
我们可以在工作场所创造一种文化，我们甚至可以在我们的客户中创造一种文化，告诉他们:“现在是时候让自己有空了。”现在，我要回到“何时”的原则，对吧?这是你可以打断我的时间或者你可以在我的日程表上安排一个会议。
接下来就是我专注工作的时间了。我在领英学习时间管理培训中讲过这个，时间管理基础。我说的是专注于你最有价值的活动。
这些是你每小时做的最有价值的一两件事。
也就是说，如果你不得不雇佣其他人来做这件事，那么替代它的成本将是最高的。你想要在你最不可能被打扰的时候安排出最多的时间去做那些MVAs，那些最有价值的活动。
这是很有可能做到的，但人们会遇到的是他们很害怕说“不”，他们很害怕守住自己的界限，他们默认让别人用他们当时正在处理的事情来打断他们。
Aleisha:是的。在这种情况下，我们都变得有点“是”的男人，“是”的男人和女人，也就是说，你觉得有义务。尤其是在家工作或者运行的小型企业你会想，“好吧，我必须得到这个机会，我必须站出来，因为我不想让人们认为我不是在工作。”
你确实变得更。。。我想我已经变得更乐于助人了，我会说，“好吧，我会在下班后开个会，”或者“我会在周末做一些额外的工作”，这通常是我不会做的。
我们该如何去创造更好的边界时间管理尤其是为了提高工作效率，为我们的雇主或我们自己做更好的工作。
时间管理:设定界限
戴夫:确定。我想说的是，我是高度响应的忠实信徒，我相信要照顾好你的客户并做出反应。问题是，我们遇到了一个悖论，它回到了我说过的第一条原则，或者说转换任务的第一代价。
当你切换时，事情需要更长的时间。
所以有时当人们认为他们被允许自己被打断或响应更快采取这些会议在闲暇的时候,他们认为他们做事情更快,而事实上他们正在做的事情多,慢得多,约为50%至100%,再当他们跳到它的那一刻,而不是说:“现在是我要解决这个问题的时候了。”当那个时刻到来的时候，我会给予它100%的关注。”
从一个简单的例子，你可以问自己…因为人们存在的一个问题是他们不断地查看邮件，不停地收发邮件，或者更糟糕的是，每次收到邮件，他们的屏幕和手机都会收到通知。
事实上,救援时间，这是一款帮助人们恢复时间的小应用六分钟是员工在查看电子邮件或即时消息之前平均花费的时间，即每小时十次。
Aleisha:你在开玩笑吧?
戴夫:是的。
Aleisha:那是。。。我觉得有点。。。我的肚子在那里蹒跚而行，因为我想，“哦，我的上帝，我为此感到内疚。”但同时，“哦，太累了。”
戴夫:这是平均数。这意味着有很多人做的比这更糟糕。所以我问这个问题，考虑你的立场，考虑你的行业并说：“我能等多久？”什么时候我可以检查我的电子邮件？
让我们说你。。。即使是在极端情况下，你也会说，“我不能等超过一个小时。”太好了，那么你每小时都有一次约会，可能在一小时结束前五分钟，来检查你的电子邮件。这意味着你每天只检查八到九次，而不是50到60次。这是一个难以置信的时间价值增益。这就是我们开始每个月回收一个工作周的地方。
Aleisha:即使是八点到九点……即使每天8到10次，对我来说也太多了。但当你说一天50次，天哪，我们在对自己做什么?
戴夫:我很慷慨，让人们感到舒适。老实说，我发现最好每天设置三次来检查一下，然后我就有了处理的时间，这意味着我在周一早上和周五早上将我的电子邮件收件箱完全置零。
Aleisha:这是一个很好的目标。这是一个伟大的目标。我们的很多听众都是电子商务商人或潜在的小企业主，他们可能想要离开他们的日常工作或只是做副业。
如果你想开始一个侧推，我认为这是人们变得非常不知所措的地方，我个人也曾在这个职位上工作过，你在做一份日常工作，你在做一个额外的项目，你能给那些开始做这个项目的人一些建议吗，或者那些正在做这个项目的人，他们会因为他们的疯狂而感到害怕和压力，因为他们。。。我不知道如何管理时间。
我们可以开始做些什么简单的事情来防止我们变得疯狂?
戴夫:是的。我会从我在《时间预算》这本书中提到的一个练习开始。在最简单的形式中，你只需要看看你和每个人每周拥有的168个小时。然后你问自己一个问题:我要花多少时间在这种副业上?我到底想花多少时间来睡觉，花多少时间来陪伴家人，花多少时间来做我的日常工作?
然后你就开始估计这些数字。它必须达到168小时，你必须平衡预算，可以这么说。事实上，这就是我对工作与生活平衡的看法。我认为这就像确保你生活在你的收入范围内，而不是一个50%对50%的等式。
所以你说，“好吧，每周我应该花10个小时在副业上，”只是抛出一个数字。那么问题就变成了:这十个小时是什么时候?他们会在周六全天进行吗，还是会在工作日每晚进行两个小时?我们从数字开始，然后我们可以倒过来，在我们的日历中创建这样的结构。
日历是每个人都可以使用的最强大的工具，但很少有人能正确使用。
Aleisha:如何正确使用日历，不做我现在正在做的事情，只是说，“哦，我们就把这个挪到下周吧。”我下周就去做。”
用日历替换待办事项列表
戴夫:是的。首先，把待办事项清单换成日历。我极力反对使用待办事项清单。原因是待办事项清单是指缺乏控制。
我的意思是，你只需要把事情加到清单上，然后在你有机会的时候把它们划掉。
所以，相反，我们想要把这些任务从待办事项列表中删除，客观地看一下日历，然后问:“什么时候我可以合理地完成这件事?”以及“我认为这需要多长时间?”然后高估。如果你不…如果你觉得你没有一个好的时间估计肌肉，加倍你的估计。
所以，如果你觉得要花半个小时，那就安排一个小时。一旦你开始习惯了，你可以在日历上更准确地猜测。但只要开始分配时间，到时候，你就会尊重它。
和待办事项清单相比起作用的原因是你预算了时间，把它放在了一边。现在，我们要处理的是心理游戏，你可能在和自己玩，以鼓励拖延。但说实话，这些问题都很容易解决，但如果你没有给自己足够的时间去做，问题就难多了。
Aleisha:是的，我要接受这个，我要这么做，这将是我2021年的目标。
戴夫:太好了。
Aleisha:因为我是拖延症的女王，在很多方面，但是我低下头，我真的把事情做完了。但是，拖延确实有一点让我感到羞耻的循环，我想，“哦，我应该这么做。”然后当我去放松时，我想，“我应该放松得更多。”然后当我放松时，我担心所有我没有做的事情。
所以，我会非常积极主动，因为这会破坏放松的时间，就像“哦，什么？我不能赢，因为我在一圈又一圈地跑。”所以这会激励我在日程安排上做得更好，但也不会在放松时感到内疚。
这种感觉很奇怪，当我们…我想我们很多人在过去的12个月里都呆在家里，没有出去做事。现在很难把放松时间和工作时间分开，因为它们都融合在一起了。我们如何解决这个问题?
戴夫:是的。你的大脑也会允许你放松，只要它确信你制定的时间表是有效的。
当你给你的大脑一个“什么时候”，你的大脑会允许你等到那个时候。
把工作和家庭隔离在一个物理空间
Aleisha:所以，看看我们的工作空间，尤其是在家里，无论你是为别人工作还是为自己工作，我们如何建立一个工作的物理空间来帮助我们提高工作效率，同时也可以将工作空间和家庭生活分开，在那里我们可以放松，打开电视，或者去做其他会让我们在工作日分心的事情，而不是仅仅专注，把事情做完，然后享受放松的时间?
戴夫:所以，我喜欢用五种感觉来思考工作空间。所以，你从视力开始。你看到的是什么，有什么东西会分散你的注意力吗？你听到了什么？有没有办法把噪音降到最低？
例如，有个人被办公室外的家庭噪音分散了注意力。所以我们刚刚实现了白噪声，只是一个风扇。触摸，你看一下人体工程学。你正在做的事情是否让你感到不舒服，或者频繁地变换姿势?
让我想想，我有品味。这意味着你手边就有零食，而且零食能给你能量，而不是让你在感觉疲惫时转移注意力。
这个词总是很有趣，但有时也会突然冒出来:气味。有什么幻觉气味正在发生吗?有时你会停下来，犹豫，通常，这不是一个大问题，但它是值得考虑的。这只是一种有趣的方式来分析你的工作空间，然后看看:我怎样才能减少这里的干扰?
Aleisha:太好了。好吧，我要重新评估一下，我正试着重新做我的工作内政部一点点，我肯定会考虑到其中的一些事情。吃零食的主意很棒，因为我非常擅长起床去厨房煮咖啡，哒哒哒。然后我就想，“哦，已经25分钟了，它去哪了?”
但你是对的，如果你有它，它会停止上升。但是，站起来四处走走也是很好的，只要有目的地去做，把它安排好。
戴夫:这是一个很好的总结，我认为，休息是有价值的。事实上，我还有另外一本书也谈到了这一点，快乐的力量和10到20分钟的休息，也许每90分钟左右一次，是非常有价值的。
但是我们回到了在日历上做这件事的原则，有一个明确的“时间”，承诺休息，利用它，而不是试图把它挤在你完成工作之后。从长远来看，这样做是没有成效的。
Aleisha:不，你的背部和身体会说，“非常感谢你让我站起来走动，而不是做一个奇怪的驼背老人，”就像我坐了7个小时后会说，“我为什么还不起来?”为什么我还没有搬家?发生什么事了?”
戴夫·克伦肖，你是我的荣幸，我感觉动力今年在多任务处理方面做得更好，你也启发了我。我刚刚数了数，我的电脑上有28个标签打开了，我现在要修复它，但我们甚至没有做到，但我只需要。。。就像去忏悔一样。我只需要向你坦白，我会改进的，我不需要那些标签。
戴夫:知道你的体重，不要再多了。
Aleisha:完全正确。戴夫的多任务处理的神话：如何“一心一意”一事无成现在已经推出了，我相信人们可以通过亚马逊或他们的书店购买，支持一些当地的书店，让我们也这么做。
如果人们想联系你，就像你说的，你有一些很棒的课程，我们可以在哪里了解你做的更多?
戴夫:嗯，我的网站是davecrenshaw.com．克伦肖C-R-E-N-S-H-A-W。我提到了我的时间管理课程，如果你去davecrenshaw.com/time，这会让你直接进入LinkedIn学习课程。通常，他们会免费试用。
Aleisha:这太棒了。非常感谢你分享你的见解。我知道人们离开的时候会感觉很好，清理掉那些对他们毫无帮助的愚蠢任务清单。所以再次感谢，我希望我们能很快再谈。
戴夫:女儿谢谢你,艾丽莎。