亲自管理一个团队已经够难的了。但现在,世界各地的经理们都面临着一个全新的领域,那就是全在线工作。

对一些人来说,这是暂时的。但对许多人来说,远程团队合作在可预见的未来不会去任何地方。即使尘埃落定,疫情已经过去,有效管理远程团队的需求仍将在一定程度上继续存在。

与远程团队共事会遇到很多管理者生活中的典型障碍。但它也提出了一些相当有趣的新问题。

其中一些障碍会将简单的团队管理者与真正的领导者区分开来。组织和指导方针比以往任何时候都更重要——但支持、理解和适应力也同样重要。

将本文视为管理远程工作者的工具包。我们将着眼于当今“虚拟领导者”面临的一些最大挑战,以及一些你可以用来克服这些挑战并带领你的团队走向辉煌的最佳实践和工具。

让我们开始吧。

不要等待别人去做。雇用自己并开始呼叫镜头。

开始免费

管理远程员工的挑战

管理远程员工的挑战

在我们着手解决方案之前,让我们仔细看看管理远程员工的关键挑战:结构、沟通、生产力和信心。

1.结构

我们是习惯的生物。从那个清晨延伸到一个下午的清盘后,在漫长的一天之后蜷缩在沙发上,我们的惯例非常一致。

但现在这么多人都在家工作,这就完全颠倒了。好像他们不得不这样做找一个全新的习惯除了在同一堵墙内兼顾个人生活和职业生活的新压力之外。更不用说在家教育

再加上一大堆新的虚拟工具、通信方法和新环境,管理远程团队就像一阵旋风。

2.沟通

大多数人都认为面对面的交流是最顺畅的。过去,职场人士可以随意走进同事的办公室,在一分钟内解决问题。

现在,我们的收件箱比以往任何时候都要满,我们不断地通过通讯工具联系彼此。随着交流向技术的转移,许多人发现在需要的时候进行协作并得到他们需要的答案变得更加困难。

3.生产力

当你把缺乏结构和沟通障碍结合在一起时,效率问题就产生了。这适用于工作环境,但在个人环境中会被放大工作与生活的平衡比以往任何时候都重要。

我不了解你,但是当我在一个我可以分享那些与志同道合的人的环境中,我在我最清晰和最有效的高效。这是在办公室里的巨大骄傲......但现在它已经消失了。

它被什么取代了?在同一个地方,我们坐在沙发上吃冰淇淋,不分青红皂白地打个盹,每当看到一大堆叠在一起的衣服,就会想“我真的应该去那里”。

谈论混合信号。

远程工作指定地点

4.信心

管理远程团队时,能够保持团队的信任,可靠性,团队合作和整体信心,绝对重要的是您支持它们。

但是,当每个人都在争先恐后地寻找新的工具和流程——然后有效地沟通它们——就比以往任何时候都更容易失去这种信心。

这方面的研究并没有改变当你的团队觉得你不了解他们的需求和愿望时,领导远程团队就会困难得多。

最重要的是,您需要计算全球公共卫生危机的所有额外心理和身体健康挑战。

简单明了:管理者需要比以往更努力地工作来支持他们的团队。

远程团队最佳实践

1.设置每天或每周的签到时间

就像你在办公室里有常规的团队会议一样,把这些婴儿转换到虚拟环境中。您甚至可能想要添加额外的签入,直到您的团队发现他们的流程和事情达到高峰平滑。然后,你可以重新评估,如果你认为合适,可以选择缩减规模。

首先,我建议每天只开15分钟的会(当然,根据您的团队规模)。

在这些会议中,你可以绕圈子。这让每个团队成员都有机会说:

  • 白天或一周的盘子是什么
  • 如果他们有任何目前的障碍,可以阻止他们完成任何任务或项目
  • 他们需要其他团队成员来消除这些障碍或加快进度

如果你的工作时间是朝九晚五的话,尽量让每个人都觉得时间合适,比如上午10点或11点。这给了他们一些时间自己要有生产力但仍能让他们尽早处理障碍,以便有时间完成任务。

如何管理团队的远程工作

2.写出工作流程、过程和角色

与远程团队合作可以获得真正的复杂,真正的快速。当您将所有内部操作转移到虚拟时,有很多步骤和项目可以落在裂缝之间。

确保一切顺利流动的最佳方式是尽可能多地映射。而且我并不意味着你的脑袋里。

创建物理文件,给出一步一步的指示当他们应该完成的时候,应该如何完成,谁应该做到这一点。

这些文件可能包括:

  • 项目或任务的每个元素的检查表
  • “Playbooks”,潜入协议和流程
  • 说明在变化的环境下该做什么的流程图
  • 模板,如外展脚本或报告,该团队成员可以轻松填补

将这些文档放在共享驱动器或项目管理平台上,这样任何人都可以在任何时候访问它们。

这些方便的远程团队管理工具在确保团队成员不会因等待曾经需要询问其他人的信息而陷入瓶颈方面发挥了很大作用。

3.主动询问你能如何支持每个人

每个人都在适应新形势。没人会觉得这是一件很轻松的事。

为了有效管理远程团队,您需要向您的团队展示您了解他们的经历。您还需要表现出同情,考虑,并愿意半途而废。

而不是等待他们抱怨糟透了的东西,问他们如何让事情少得少。您有几种方式可以主动获得反馈:

  • 一周期间一周一次,将每个人的“团队幸福评分”一到十。
  • 已经定期一对一的会议,以便每个团队成员有机会表达他们的信心。
  • 使用像这样的工具进行调查谷歌表格调查猴子

问每个人关于你的团队做得很好的事情以及他们可以改进的东西。向自己提出与自己的同样的问题。

然后,尽你所能帮助弥合差距,培养一种更强的社区意识、协作意识,以及你正在尽最大努力照顾他们的信心。

远程团队最佳实践

4.在规则和独立之间取得平衡

我说过现在对每个人来说都很奇怪吗?

每个人都有自己独特的环境和自己的日程安排。对于那些与年幼的孩子或其他家庭成员或室友住在一起的人来说,这一点会被放大,他们现在都被挤在家里。

有些人会因新获得的独立而茁壮成长。有些人会讨厌一切。

学习如何管理一个远程团队意味着要达到微妙的平衡。一方面,你必须积极主动地为日常活动设置一个清晰、牢固的结构。

另一方面,你需要给人们一些回旋的空间找到他们自己的心流和仪式- 并弄清楚工作如何适合管理他们的个人生活。

你可以这样做的一种方法是为如何完成项目制定详细的框架,但更关注最终目标,而不是每一步需要完成的时间。

换句话说:不要把这些全面的文件从建议2中拿出来,但当人们没有满足每一个细节时,请使用你最好的判断力来放下锤子。

远程团队的最佳工具

你会发现应用所有这些最佳实践将会道路当您有正确的远程工作管理工具时,会更容易。

让我们来看看一些最流行的工具和软件,以帮助您的团队达到野兽模式的效率。

1.变焦

你可能听说过很多关于变焦如果你还不用的话。在大流行爆发之前,它很流行,但它的使用呈指数增长。你可以通过互联网上现在充斥着的Zoom表情包的数量来证实这一点。

远程团队的最佳工具

Zoom提供了一个免费账户,可以让你与无限的一对一会面长达40分钟。此外,您可以接待多达100名参与者。

2.松弛

松弛是另一种随处可见的远程团队管理工具。那是因为它很棒。

这是电子邮件的替代品,您可能需要等待时间需要花费15秒钟聊天的东西。

您可以创建渠道以划分主题,例如您的服务客户端的频道或贵公司每个部门的频道。缩放还允许您集成文件共享工具并具有语音或视频通话。

对远程团队懈怠

3.Trello

Trello是一个简单但精美的项目管理工具,让您将大型项目突破为个人任务,以便留下任何东西。

此远程团队管理软件使用看板方法,这有助于您可视化工作流程,而不是看长期繁琐的文本墙和待办事项列表。

您可以很容易地看到每个人在项目中的位置,这就促进了沟通,而无需向每个团队成员兜售状态更新。它还有非常简单的拖放功能。

远程团队管理工具

4.Lastpass.

询问单个密码的团队成员后,您是否必须整天等待?我有,这是最糟糕的。

一个密码管理工具Lastpass.是把所有东西放在一个安全的地方的好方法,任何人都可以在需要的时候访问它。

这个远程团队管理软件有很好的评价和很多行业信心,所以你不需要担心安全。只要输入你所有的密码,放心,没有人会再次登录的瓶颈。

远程团队管理软件

5.Calendly

如果您和您的团队突然发现自己在缩放会议中溺水,一个调度工具Calendly可以帮助您管理您的约会 - 以及您宝贵的时间。

它与Google,iCloud,Office365或Outlook中的日历集成,并根据您的喜好自动更新您的可用性。然后,任何想要与您聊天的人都可以从可用的插槽中选择一段时间。

不再有来回的邮件。一帆风顺,有更多时间做真正的工作。

calendly远程

6.Zapier

如果你准备好提升效率了,Zapier具有大量的功能来自动化操作的各个方面。

此远程工作管理软件与其他2,000个应用程序集成并连接。它会移动信息,以便您可以具有连续性,而无需手动将相同的信息添加到不同的位置。

您可以设置“触发器”,以便当一件事情发生时,执行一个动作。以下是数以万计的例子:

  • 在别人用Slack给你发送文件后,在Dropbox中保存它
  • 自动发布你新的WordPress文章到LinkedIn
  • 当谷歌Sheets行更新时,通过Gmail发送电子邮件
  • 从Google Calendar活动创建新的Trello卡

有这么多的可能性。看看吧,你自己看吧。

zapier

像老板一样管理远程团队

没有人惊讶地听到你和你的团队可能会在你导航大流行和转移到虚拟工作时可能存在一些额外的挑战。

学习如何管理你的团队的远程工作需要你在一些重要的方面走上领导的舞台。这些方法有些是大家熟悉的,但有些却是全新的。

一切都在你处理的方式。

最好的虚拟领导人不断努力在前瞻性思维、计划和效率与一点创造力、弹性和对团队经验的同情之间取得平衡。

你甚至不需要达到完美的平衡。只要每天朝着这个方向努力,一切都会变得不同。

想了解更多吗?